Jak zdefiniować umowy w programie Umowy365?

Moduł Umowy365 ma za zadanie przede wszystkim ułatwić i przyspieszyć prace firmom, które rozliczają się comiesięcznie ze swoimi kontrahentami. Dobrym przykładem jest obsługa księgowa. Pracownicy biur rachunkowych często przechowują mnóstwo dokumentów, umów, upoważnień itd. Korzystanie z programu Umowy365 pomoże im się odnaleźć w natłoku papierologii.

Umowy na podstawie szablonu

W przypadku gdy umowy z kontrahentami są podpisywane zgodnie z jednym bądź kilkoma szablonami warto taki wzór podłączyć do programu. Dzięki temu masz możliwość po wprowadzeniu danych do systemu automatycznie wygenerować umowę przygotowaną do podpisu. Działa to na zbliżonej zasadzie jak korespondencja seryjna. Tworząc w szablonie odpowiednie tokeny – program sam uzupełni miejsca danymi.

Umowy na wzór

Jeśli tworzysz kolejną umowę, zbliżoną do już istniejącej w programie, warto użyć funkcji „Wystaw na wzór”. Dzięki temu stworzy się nowa powielona umowa gotowa do edycji. Jedynie co będziesz musiał zmienić to ewentualnie dane kontrahenta. Co ważne, jeśli chodzi o samo dodawanie nowego klienta do bazy – jest ono banalnie proste. Poprzez wprowadzenie numeru NIP, moduł Umowy365 automatycznie zaciągnie wszystkie niezbędne dane z GUS.

Katalog usług i towarów

Istotnym elementem definiowania umów w systemie jest stworzenie sobie bazy usług i towarów. Dzięki temu nazwy pozycji będą ujednolicone ponieważ nie będziesz musiał ich za każdym razem wprowadzać. Wystarczy, że wybierzesz daną pozycję ze słownika. Automatycznie dopisze się do niej również kategoria osobowa, GTU czy też kategoria księgowa.

Wszystkie istotne dokumenty w jednym miejscu

Po stworzeniu umowy w systemie, masz możliwość podłączania do niej w formie skanu podpisanej wersji dokumentu. Co więcej istnieje opcja dodawania innych załączników np. upoważnień, zaświadczeń itp. Dzięki tej opcji wszystkie związane z danym kontrahentem będziesz miał w jednym miejscu. Każdy pracownik, który ma dostęp do modułu będzie mógł z każdego miejsca pobrać potrzebne pliki. Ponadto korzystając z wyszukiwarki skrócimy to w znacznym stopniu czas, który poświęcamy na wyszukiwanie dokumentów w segregatorach.

Najważniejszy jest pierwszy krok czyli w tym przypadku wprowadzenie tej pierwszej, wzrocowej umowy. Dzięki wymienionym wyżej funkcjonalnościom dodawanie kolejnych umów do systemu będzie banalnie proste. W przypadku gdybyś miał dodatkowe pytania – zawsze możesz się do nas zwrócić – chętnie pomożemy 🙂