Usługi dodatkowe, a właściwie ich rozliczanie, w wykonaniu przez biura rachunkowe bywa problematyczne. Część biur rezygnuje z takich naliczeń świadomie, obawiając się oburzenia, a co gorsza utraty klientów – bo przecież w innych biurach jest „taniej”. Natomiast druga część nie zdaje sobie sprawy, ile czasu oraz pieniędzy ucieka im przez przysłowiowe palce. W dzisiejszym artykule skupimy się na tej drugiej grupie.

Rozmowy telefoniczne

Wielu klientów, gdy potrzebuje porady finansowej, automatycznie wybiera numer swojej księgowej. Niestety często nie są to jednorazowe sytuacje, a powtarzające się regularnie. Klienci, którzy zdają sobie sprawę, że w cenniku nie przewidziano dodatkowych opłat za połączenia telefoniczne, wykorzystują tą możliwość aż za bardzo i dzwonią w każdej najmniejszej kwestii. Pomyśl, ile razy zdarzyło Ci się oderwać od pracy na rzecz odebrania telefonu od Twojego klienta? A szybkie pytanie, które miało zająć dosłownie chwilę przerodziło się w 15 minutową rozmowę?  Wydawać by się mogło, że taka jednorazowa rozmowa telefoniczna nic nie zmieni. Jednak co w przypadku, gdyby takich rozmów trafiło się przynajmniej 10 dziennie? No właśnie. To Twój cenny czas, który musisz szanować. Jest go ograniczona ilość, a najczęściej i tak go brakuje.

Terminowość w dostarczaniu dokumentów

Proszę dostarczyć faktury do 10 dnia miesiąca.. Bardzo przepraszam, ale…. W tym miesiącu nie dam, bo… Niestety spóźnię się z dostarczeniem dokumentów przez…. Brzmi znajomo? Wielu klientów informuje swoje biura rachunkowe o ewentualnych spóźnieniach, jednak zdecydowanie większa ich część nawet o tym nie myśli. Dzieje się tak, ponieważ klienci nie czują obowiązku bycia punktualnymi. A bo co się stanie jak spóźnię się pięć dni, jeżeli i tak nie będę mieć z tego żadnych konsekwencji? Niestety takie sytuacje potrafią przynieść wiele negatywnych emocji w biurze. Klient się spóźnia, a Twój zespół ma zdecydowanie mniej czasu na pracę.

Co zrobić, aby to zmienić?

• System – przede wszystkim spróbuj wdrożyć do swojej pracy oprogramowanie, które Ci w tym pomoże. Oprogramowanie, które będzie Twoją prawą ręką w kwestii rozliczania, fakturowania, a przede wszystkim w kwestii pilnowania terminowości dostarczanych dokumentów oraz pomiaru czasu rozmowy z danym klientem.

• Nie bój się poinformować klientów o dodatkowych kosztach – klienci bardzo źle znoszą opłatę za usługi dodatkowe. Jednak w tym przypadku jest zdecydowanie prościej. Jeżeli klient będzie miał z góry określone możliwości i zasady obowiązujące oraz będzie się do nich stosować to nie ma mowy o ponoszeniu dodatkowych kosztów. Będzie to działało jak wahadło. Twoje biuro otrzymuje dokumenty od klienta w wyznaczonym terminie, limit rozmów nie jest przekroczony, a klient nie ponosi dodatkowych kosztów. Natomiast, jeżeli klient nie stosuje się do zasad i przynosi faktury po terminie oraz wykorzystuje połączenia telefoniczne za często, będzie musiał zmierzyć się z faktem doliczenia odpowiedniej kwoty do rozliczenia.

Decyzja należy do Ciebie

Wolisz wprowadzić zmiany w swoim biurze, aby dodatkowo na tym zyskać i ułatwić sobie pracę? Czy może jednak wolisz zostać na starych zasadach? W tej kwestii decyzja należy do Ciebie. Dziękuję, że byłeś ze mną do końca i do zobaczenia w następnym artykule!