Obsługa serwisu w każdej firmie wygląda nieco inaczej. Jedne pracują wyłącznie na umowach z jasno zapisanym SLA, inne obsługują zgłoszenia spływające z zewnątrz — od klientów, z którymi nie łączy ich żaden kontrakt. Firmotron radzi sobie z obiema sytuacjami, ale to właśnie w tym drugim, trudniejszym scenariuszu najlepiej widać, co daje połączenie trzech modułów: Serwis365, CRM365 i Faktura365.

Dwa modele obsługi serwisowej

Firmy serwisowe dzielą się na te, które zawierają z klientami umowy serwisowe — precyzyjnie określające warunki SLA, czasy reakcji i zakres gwarancji — oraz na te, które przyjmują zgłoszenia doraźnie, spoza jakiejkolwiek umowy.

W pierwszym przypadku sprawa jest prosta: jest umowa, jest zgłoszenie, jest naprawa. W zależności od charakteru usterki kończy się ona naprawą w ramach gwarancji albo fakturą rozliczeniową. Cały scenariusz jest z góry ustalony.

Drugi przypadek wymaga więcej. Trzeba przyjąć zgłoszenie, ocenić sprzęt, wycenić naprawę, uzgodnić ją z klientem i dopiero potem realizować — a na końcu rozliczyć. I właśnie tu sprawdza się połączenie modułu Serwis365, CRM365 oraz programu Faktura365. Zobaczmy, jak to działa krok po kroku.

Od zgłoszenia do ekspertyzy

Wszystko zaczyna się od zgłoszenia, a klient może je złożyć w wygodny dla siebie sposób. Firmotron obsługuje kilka kanałów jednocześnie: wiadomość e-mail (dostępna jest integracja ze skrzynką pocztową), formularz udostępniony na stronie internetowej, kontakt telefoniczny, a także fizyczne dostarczenie uszkodzonego sprzętu. Niezależnie od drogi, każde zgłoszenie ląduje w jednym miejscu – module Serwis365.

Przyjmując sprzęt, serwisant przeprowadza ekspertyzę. Potwierdza stan urządzenia, wskazuje uszkodzone części, określa przyczynę awarii i przygotowuje kosztorys naprawy. To fundament dalszej rozmowy z klientem — od razu wiadomo, co się stało, dlaczego i ile będzie kosztowała naprawa. Zamiast luźnych notatek i telefonów „na później”, powstaje jeden, uporządkowany dokument, do którego w każdej chwili można wrócić. Funkcjonalność tworzenia ekspertyzy jest oczywiście dostępna w module Serwis365. Więcej na ten temat można przeczytać TU. Formularz ekspertyzy nie jest sztywnym szablonem. Jego wygląd konfigurujemy podczas uruchamiania systemu Firmotron — robi to nasz zespół wdrożeniowy, bazując na dokumentach, których firma już używa. Dzięki temu system dopasowuje się do sposobu pracy klienta, a nie odwrotnie.

CRM365 — oferta, którą klient akceptuje jednym kliknięciem

Po sprawdzeniu sprzętu i określeniu „zakresu prac” w zadaniu serwisowym przechodzimy do CRM. Na podstawie ekspertyzy tworzymy ofertę, którą wysyłamy klientowi. Co ważne, moduł obsługuje różne wersje oferty — można ją rabatować i zapisywać kolejne warianty bez tworzenia bałaganu. Kiedy klient zaakceptuje ofertę, serwisant płynnie przechodzi do realizacji zadania. Nie ma tu przepisywania danych z jednego programu do drugiego, nie ma ryzyka, że coś umknie między działami. Historia klienta, zgłoszenie, ekspertyza i zaakceptowana oferta są ze sobą powiązane i dostępne w jednym systemie.

Faktura365 — dokumenty i rozliczenie na finiszu

Po zakończeniu prac serwisowych system pozwala wygenerować dodatkowe dokumenty — na przykład protokół kontroli, paszport techniczny czy inne potwierdzenia, których wymaga branża lub klient. A na sam koniec, jednym kliknięciem wystawiamy fakturę.

Siła Firmotronu nie leży w pojedynczym module, lecz w tym, że współgrają one ze sobą. Zgłoszenie zamienia się w ekspertyzę, ekspertyza w ofertę, oferta w zadanie, a zadanie w fakturę — bez ręcznego przenoszenia danych i bez pracy „na trzech różnych programach naraz”. Jedno konto daje wiele możliwości, a serwisant, handlowiec i księgowość patrzą na tę samą, aktualną historię klienta. Dla firmy oznacza to krótszy czas obsługi zgłoszenia, mniej pomyłek przy przepisywaniu danych i pełną kontrolę. Dla klienta — szybszą wycenę, jasną komunikację i profesjonalny komplet dokumentów. Porozmawiajmy o Twoim serwisie. Zostaw kontakt, a dobierzemy moduły do sposobu Twojej pracy.