Na pewno wielu z Was ma obawy jak zespół zareaguje na wdrożenie nowego systemu w firmie. Jest to jak najbardziej zrozumiałe. Zastanawiacie się, ile godzin a czasem dni trzeba będzie przeznaczyć na wprowadzenie do niego danych i przede wszystkim jak znaleźć na to wszystko czas… W dzisiejszym artykule podpowiem Ci jak sobie poradzić z tym tematem.

Ustal sobie cel wdrożenia

To, że decydujesz się na wprowadzenie nowego oprogramowania do firmy na pewno z czegoś wynika. Przykładowo wśród naszych klientów, którzy zdrożyli CRM365 najczęstszą bolączką był po prostu brak kontroli nad tym co się dzieje w firmie i problemy z płynnym przepływem informacji. Z kolei, jeśli chodzi o wdrożenie modułu Umowy365 – bezcenny czas, który musieli przeznaczyć na wystawianie swoich faktur sprzedażowych. Zdarzało się, że zajmowało to kilka dni, a nawet tygodni. Dlatego ważne jest to abyś zastanowił się jakie są wąskie gardła z którymi się borykasz w firmie i jak nowy program może Ci rozwiązać Twoje problemy.

Wybierz odpowiedniego dostawcę

Kluczowe we wdrażaniu oprogramowania jest wybranie odpowiedniego dostawcy. Na rynku znajdziesz mnóstwo firm oferujących systemy IT. Część z nich specjalizuje się w rozwiązaniach dla konkretnej branży, a część dysponuje programami na tyle elastycznymi w dostosowaniu na przykład www.firmotron.pl , że odpowiadają na potrzeby klientów z różnych sektorów. Podejmując jakąkolwiek decyzję skorzystaj z możliwości prezentacji rozwiązań różnych dostawców. Ponadto zweryfikuj ich na przykład poprzez udostępnienie referencji od pokrewnych branż, które obsługują. Zastanów się czy program, na który się decydujesz spełnia Twoje oczekiwania czy też preferujesz system dedykowany – w tym przypadku musisz liczyć się ze znacznie większymi wydatkami. Ostatnia równie istotna kwestia z punktu widzenia przedsiębiorcy to koszty, negocjuj cenę. W przypadku korzystania z naszego systemu –automatycznie naliczane są rabaty, co więcej masz dostęp do różnych rodzajów licencjonowania.

Przede wszystkim ludzie…

Ważną kwestią podczas wprowadzania zmiany jest oddelegowanie pracownika lub zespołu projektowego do wdrożenia. Wspominany zespół powinien mieć kierownika projektu, który będzie w stanie merytorycznie i zarządczo ogarnąć całość zagadnienia. Powinna być to soba z pełnomocnictwami do podejmowania decyzji, ugruntowaną pozycją w organizacji i co ważne – wsparciem decydentów. Ułatwi to cały proces zarówno Tobie jak i firmie, która oferuje system. Prawidłowy przepływ informacji to podstawa.

Wdrożenie etapowe

Z doświadczenia wiem, że wdrożenie systemu powinno odbywać się etapowo. Wprowadzanie usprawnień krok po kroku nie tylko będzie łatwiejsze do przyjęcia przez kadrę, ale również nie wywoła oporu wśród pracowników. Stopniowe przywiązywanie do programu znacząco zwiększa szanse na pozytywny jego odbiór. Zespół nie będzie też rzucony na głęboką wodę. Pomimo tego, że dostawca programu szkoli nowych użytkowników człowiek nie jest w stanie przyswoić na raz ogromu wiedzy. Dlatego też stopniowe wdrożenie systemu ułatwia się z nim zaprzyjaźnić.

Opór ze strony zespołu – nierozłączna część wdrożenia

Jakby nie było zmiana, przed którą postawisz pracowników zawszę prędzej czy później wiąże się z oporem. Najważniejszą rolę w tym etapie odgrywasz właśnie Ty lub kierownik odpowiedzialny za wdrożenie. To w głównej mierze Twoje zadanie, żeby uświadomić pracowników, że pojawiła się zmiana, ale że jest ona DOBRA. Z czasem jak zespół przyzwyczai się do wdrożonego systemu nie będzie chciał nawet myśleć o tym jak to wszystko funkcjonowało wcześniej. Ale pamiętaj, że istotne jest to, aby wdrożone oprogramowanie nie było uciążliwe dla zespołu. Że ma ono za zadanie usprawnić a nie utrudnić pracę.

Dalsza współpraca z dostawcą

W momencie, gdy wdrożenie oraz okres szkoleniowy się zakończą – niezmiernie ważna jest dalsza współpraca. Dostawca powinien zagwarantować klientowi wsparcie techniczne. Dzięki temu klient będzie się czuł w pełni zaopiekowany, a co za tym idzie? Będzie bardziej lojalny. W przypadku naszych klientów – mają oni zdefiniowanych opiekunów więc od początku współpracy wiedzą z kim się kontaktować, jeśli pojawią się pytania lub dodatkowe potrzeby. Jesteśmy otwarci na kontakt – w każdej chwili można do nas zadzwonić.

Zespół Firmotron przeprowadzi wdrożenie na najwyższym poziomie, pomoże, doradzi, pokieruje bazując na wiedzy zdobytej podczas wielu wcześniejszych wdrożeń. Dzięki dobrej komunikacji będzie ono przebiegać sprawnie, a co za tym idzie – mocno wzrosną szanse na to, że zamkniemy się w wyznaczonym terminie oraz budżecie. Decydując się na system Firmotron bądź pewien, że inwestycja zwróci się w założonym czasie.