Czy wiesz, że rozliczenie setek klientów może zająć mniej niż 5 minut?

Opowiem Ci w tym artykule jak nie tracić pieniędzy dzięki prawidłowemu rozliczaniu umów.

Prowadzisz biuro rachunkowe? Miesiąc w miesiąc musisz prowadzi rozliczenie setki klientów? Na samą myśl, ile zajmie przygotowanie dla nich faktur masz dreszcze. Zdradzę Ci kilka sposobów na wyeliminowanie niepotrzebnego stresu właśnie związanego z rozliczeniem.

Wszystkie umowy w jednym miejscu.

Ważną kwestią jest sama organizacja dokumentów. A zaczynamy od ustalenia miejsca, w którym znajdą się wszystkie obowiązujące umowy z klientami. Niezależnie od tego czy umieścisz je na dysku sieciowym, czy w chmurze – ważne by dany pracownik miał do nich szybki dostęp. Są też programy, które z automatu „podglądają” warunki umowy, by potem je przenieść do modułu fakturowego. Jest wiele ciekawych programów do zarządzania umowami w firmie. Jeśli skorzystasz np. z programu Umowy365 – Firmotron będziesz mógł je łatwo integrować z innymi modułami do fakturowania, magazynowania czy sprzedaży.

Rozliczanie różnych rodzajów umów

Definiując umowy bardzo często wprowadzasz warianty, jeśli chodzi o pozycje cennikowe związane z samą obsługą. W większości przypadków są to części stałe (comiesięczny ryczałt) lub zmienne (na przykład zależne od ilości obsłużonych dokumentów). Wybierając system, który ma za zadanie zautomatyzowanie Twojej pracy – wybierz ten, który daje Ci możliwość zdefiniowania różnych wariantów umowy. Dzięki temu będziesz miał większą kontrolę przy rozliczeniach.

Ujednolicenie cenników i faktury cykliczne

Zawierając umowę z klientem warto się zastanowić nad samym cennikiem. Gdy ustalisz już stałą opłatę za usługi – sprawa jest prosta. W dzisiejszych czasach twórcy systemów informatycznych wychodzą naprzeciw użytkownikom – wprowadzając automatyzację wielu procesów. Dobrym rozwiązaniem jest wybór programu, który umożliwia wystawianie faktur cyklicznych oraz fakturowania wszystkich wprowadzonych klientów wg wskazanych w umowach warunków. Taką możliwość daje m.in. platforma Firmotron i moduł Faktura365  

Integracja z systemami księgowymi

Niejednokrotnie spotykałam się z właścicielami np. biur rachunkowych, którzy podpisując umowę z kontrahentem definiowali bardzo skomplikowane cenniki. Skutkowało to tym, że comiesięczne rozliczanie trwało kilka godzin a nawet kilka dni. Nie wspominając o błędach, które pojawiały się podczas samego wystawiania faktur, niestety w większości przypadków były one na niekorzyść wystawcy. Aby wyeliminować tego typu problemy warto zainwestować w program. System, który automatycznie zbierze informacje o każdej wykonanej czynności zarejestrowanej w programie księgowym dając uszczelnienie naszych rozliczeń.

Dziękujemy, że przeczytałeś ten artykuł. Więcej informacji znajdziesz na naszym Facebooku.