Projekty unijne to ogromna szansa dla firm i organizacji – ale każdy, kto próbował je realizować, wie, że wiąże się to z prawdziwą lawiną dokumentów. Wnioski, umowy, załączniki, raporty… Biurokracja potrafi przytłoczyć nawet najbardziej zorganizowany zespół.

Nasz klient – firma specjalizująca się w obsłudze projektów unijnych – znał ten problem aż za dobrze. Tysiące osób zgłaszających się po dofinansowanie, tysiące dokumentów do wygenerowania, przejrzenia i uporządkowania. Z czasem zaczęło to przypominać nie biuro, a fabrykę papierów.

Jak to wyglądało wcześniej?

Wyobraź sobie setki zgłoszeń dziennie. Każde wymaga stworzenia i obsłużenia zestawu dokumentów – często bardzo podobnych, ale jednak przygotowywanych od nowa. Zespół naszego klienta spędzał godziny nad powtarzalnymi zadaniami: kopiowaniem danych, uzupełnianiem formularzy, ręcznym tworzeniem umów. To nie tylko zabierało czas, ale też generowało ryzyko błędów. A w przypadku projektów unijnych każdy błąd to stres, poprawki, opóźnienia… i potencjalne straty finansowe. Firma stanęła przed klasycznym wyzwaniem: jak obsłużyć taką masę dokumentów bez zatrudniania dodatkowej armii pracowników?

Firmotron okazał się strzałem w dziesiątkę!

Tutaj wkroczyliśmy my. Wdrożyliśmy system z modułami EventManager365 oraz Umowy365 – narzędziami, które pozwalają odczarować papierologię i zamienić ją w zwinny, sprawny proces.

• EventManager365 – automatyzuje obsługę wydarzeń, zgłoszeń i procesów związanych z klientami. Dane, które kiedyś trzeba było ręcznie wprowadzać do wielu dokumentów, teraz przepływają płynnie w systemie.
• Umowy365 – jak sama nazwa wskazuje, generuje i zarządza umowami. Zamiast otwierać szablon i wklejać dane – jedno kliknięcie i gotowy dokument ląduje w systemie, czekając na wydruk.

Brzmi prosto? Tak właśnie miało być. Klucz tkwi w tym, że narzędzia zrobiły to, co do tej pory robili ludzie – tylko szybciej, dokładniej i bez zmęczenia.

Jak wygląda to teraz?

Po wdrożeniu zmieniło się praktycznie wszystko:

• Setki godzin oszczędzone w każdym miesiącu – rutyna została przejęta przez system, pracownicy mogą skupić się na doradzaniu klientom i rozwijaniu nowych projektów.
• Mniej błędów – skoro dokumenty generują się automatycznie, nie ma miejsca na literówki, brakujące dane czy pomyłki w numeracji.
• Większa skala działania – firma może obsłużyć znacznie więcej klientów, nie zwiększając przy tym zatrudnienia.
• Spokój i porządek – zamiast chaosu i stert dokumentów na biurkach, wszystko jest poukładane i dostępne w systemie.

Największym sukcesem tego projektu jest to, że firma przestała traktować dokumenty jak kulę u nogi. Dziś papierologia nie spowalnia jej rozwoju – wręcz przeciwnie, stała się fundamentem sprawnego działania i przewagą nad konkurencją. Bo gdy inni toną w formalnościach, nasz klient płynnie obsługuje kolejne wnioski i projekty, mając pewność, że system trzyma rękę na pulsie.

Czy Twoja firma też ma poczucie, że tonie w papierach? Pokażemy Ci, że można inaczej. Wystarczy jedno wdrożenie, by zamienić chaos w porządek, a papierologię – w automatyczny proces.