Duże biuro rachunkowe, obsługujące ok. 900 klientów, przez lata rozwijało się w klasycznym stylu: pojawiał się nowy klient – następnie indywidualna wycena – i ostatecznie ręczne wystawianie faktury. Efekt? Dwie osoby co miesiąc przez dwa tygodnie nie robiły nic innego, tylko klikały faktury. Każdy klient z inną stawką, bez centralnej bazy umów – klasyczny chaos kontrolowany. Wdrożone przez nas automatyczne fakturowanie całkowicie zmieniło ten obraz, pozwalając zespołowi znacząco usprawnić pracę.

Jak wcześniej wyglądało fakturowanie?

Proces fakturowania w firmie naszego Klienta był wcześniej realizowany manualnie, co generowało znaczne obciążenie czasowe i operacyjne. Brak centralizacji umów i cenników skutkował koniecznością indywidualnego podejścia do każdego klienta, co znacznie komplikowało i wydłużało cały proces. Praca zespołu głównie skupiała się na comiesięcznym wystawianiu faktur. Brakowało im czasu na realizację innych zadań co wpływało negatywnie na efektywność całej firmy. Zarządowi zależało jednak na tym by pracownicy skoncentrowali się na zadaniach o charakterze strategicznym, które dotyczą między innymi pozyskiwania nowych klientów oraz rozwoju firmy.

Jak do nas trafili?

Firmotron został polecony przez naszego Klienta, któremu wcześniej pomogliśmy przejść podobną drogę. Po przeprowadzonej analizie wdrożyliśmy dwa kluczowe moduły:

• Moduł Umowy365 – do digitalizacji i standaryzacji umów z klientami
• Moduł Faktura365 – do automatycznego generowania i wysyłania faktur na podstawie danych z umów i systemów księgowo-kadrowych

Jak to wygląda teraz?

• Czas fakturowania skrócony z 2 tygodni do kilkunastu minut
• 100% automatyzacji procesu fakturowania
• Pracownicy zostali oddelegowani do innych równie istotnych zadań
• Biuro zwiększyło przychody, bo zamiast ręcznego „klikania” faktur mogą teraz obsługiwać kolejnych klientów
• Koniec z Excelami i wiecznymi pytaniami „za ile dokumentów naliczyć na fakturze?”

Wdrożenie Firmotronu to nie tylko automatyzacja fakturowania – to przede wszystkim odblokowanie potencjału zespołu, przyspieszenie wzrostu firmy i realne oszczędności. Nawet obsługując setki klientów jesteś w stanie zaoszczędzić czas i pieniądze. Prowadzisz biuro rachunkowe i dalej wystawiasz faktury ręcznie? Nie czekaj na lepszy moment i już dziś zacznij cieszyć się odzyskanym czasem.