Rozwijając swoje biuro rachunkowe istotną kwestią jest pozyskiwanie nowych kontrahentów. Wiąże się to m.in. z podpisywaniem kolejnych umów, pełnomocnictw czy innych niezbędnych dokumentów związanych z określeniem warunków współpracy. W dzisiejszym artykule pokażę Ci jak w szybki i prosty sposób możesz zapanować nad tym żmudnym, aczkolwiek przyjemnym procesem wykorzystując moduł Umowy365. 

Umowy365 zawsze dostosowane do potrzeb 

W zależności od tego jaki rodzaj działalności prowadzi Twój klient – masz możliwość definiowania nieograniczonej liczby szablonów np. na obsługę KH czy KPiR. To właśnie Ty decydujesz, jak ma wyglądać umowa, która będzie automatycznie generowana z systemu. Dzięki umieszczeniu odpowiednich tokenów we wzorcach – po wprowadzeniu danych do programu – pozycje uzupełnią się w odpowiednich miejscach na umowie. Funkcja ta działa podobnie jak korespondencja seryjna. Dzięki niej przygotowywanie dokumentów to nie sprawia żadnych problemów.

Załączniki do umów

Czasochłonne podczas podpisywania umów z klientami jest także przygotowywanie dodatkowych załączników. Dobrym tego przykładem są pełnomocnictwa do reprezentowania w ZUS bądź US czy też klauzule związane z RODO. Także w tym przypadku z pomocą przychodzi również moduł Umowy365. W programie są dostępne szablony tego rodzaju dokumentów – co istotne w formie edytowalnej. 

Umowy365 i udostępnianie Strefy Klienta

Biuro rachunkowe korzystające z naszego systemu ma możliwość udostępnienia swoim kontrahentom tzw. Strefy Klienta. Klient logując się do niej ma podgląd zarówno do udostępnionych przez biuro dokumentów jak i wystawionych faktur. Ta funkcjonalność umożliwia na przykład zdalne akceptowanie umowy. Oczywiście wspominana akceptacja jest kilkuetapowa (m.in. poprzez zatwierdzenie SMS lub Profil Zaufany). Więcej na temat Strefy Klienta przeczytasz w najbliższym artykule.

Umowy hurtowo aneksowane

Niejednokrotnie zdarza się, że kwota za obsługę jest waloryzowana każdego roku na podstawie wskaźnika wzrostu cen usług. Dotyczy to również Twojej branży, bo jak wiadomo – nikt nie chce pracować charytatywnie. Wiąże się to w niektórych przypadkach z koniecznością zmiany obowiązujących umów. W module Umowy365 masz możliwość ich hurtowego aneksowania zarówno dla wszystkich kontrahentów jednocześnie jak i dla wybranej kategorii.  Tak jak w przypadku standardowych umów tak w przypadku aneksów – jest możliwość wprowadzenia ich szablonów.

Prowadząc biuro rachunkowe musisz mieć kontrolę nad tym co dzieje się w firmie, a zwłaszcza nad ustaleniami dotyczącymi współpracy z klientami. Jeśli zależy Ci na tym, aby unowocześnić swoje biuro i podążać za obecnymi trendami zastanów się nad wdrożeniem FIRMOTRONU. Korzystając z niego podniesiesz prestiż biura i zaoszczędzisz mnóstwo czasu, który poświęcasz na zawieranie umów.