Przechowywanie dokumentów w chmurze to wygodne rozwiązanie, które umożliwia dostęp do plików w niemal każdym miejscu i z każdego urządzenia. Gdy masz obawy warto zastanowić się nad umieszczeniem ich po prostu na dysku sieciowym. Dzięki temu dostęp do nich będzie miała większa liczba upoważnionych osób. To również ułatwi pracę pracownikom Twojego zespołu. W poniższym artykule przedstawię Ci główne korzyści, które daje taka forma gromadzenia dokumentów.

Szybki dostęp do dokumentów

W przypadku gdy jesteś poza biurem, a koniecznie potrzebujesz konkretnego dokumentu – masz do niego szybki i przede wszystkim łatwy dostęp. Wystarczy, że pobierzesz go z chmury. Pozwoli Ci to przede wszystkim zaoszczędzić czas. Ponadto nie będziesz musiał angażować innego pracownika by odszukał go ręcznie, zeskanował, a następnie przesłał do Ciebie.

Bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów

Poza wersją papierową warto zastanowić się nad przechowywaniem dokumentów w formie elektronicznej. Daje to gwarancję, że w przypadku zniszczenia bądź zgubienia fizycznego dokumentu masz nadal do niego dostęp do wersji cyfrowej. Ponadto wprowadzenie odpowiednich zabezpieczeń na przykład poprzez szyfrowanie plików lub dwuetapowe hasła dostępu zwiększy bezpieczeństwo przechowywanych plików. Dzięki temu możesz spać spokojnie.

Łatwiejsza organizacja dokumentów

Przechowywanie plików w formie papierowej wiąże się z wieloma niedogodnościami. Przykładowo każdy dokument powinien być umieszczony w odpowiednio opisanym segregatorze. Kolejną kwestią jest rozwiązywanie problemów wynikających z faktu, że dokument pobrany przez jednego pracownika często nie jest dostępny dla innej osoby w tym samym czasie. Przechowywanie plików w formie elektronicznej wyeliminuje zarówno te jak i inne problemy.

Z technicznego punktu widzenia…

W przypadku dokumentacji papierowej jesteśmy bardzo często ograniczeni przestrzenią, co wymusza przenoszenie starszych dokumentów do trudno dostępnego archiwum. Gdy zapiszemy je w wersji cyfrowej – mamy gwarancję, że nie zajmą one dużo miejsca, a co za tym idzie zaoszczędzimy przestrzeń biurową.

W wymienione funkcjonalności świetnie wpisuje się nasz moduł Dokumenty365 Korzystanie z niego ułatwi Ci organizację dokumentów najczęściej wyszukiwanych w firmie. Program daje możliwość wersjonowania plików dzięki czemu jesteś na bieżąco, ale nie martw się, zawsze możesz przywrócić poprzednia wersję dokumentu. I co najważniejsze korzystanie z programu do 1GB jest bezpłatne! Jeśli chcesz poznać więcej możliwości programu – odwiedź nasz profilu na Facebooku.