Jest 16:40. Za chwilę koniec pracy.

Dzwoni klient.

„Czy może mi pani szybko sprawdzić, kiedy Kowalskiemu kończy się umowa? I jeszcze chyba Nowakowi kończą się badania, ale nie pamiętam kiedy”.

Szybko, czyli najlepiej teraz.

Jeśli obsługujesz kadry jednej firmy, znalezienie takiej informacji zwykle zajmuje chwilę. Ale jeśli odpowiadasz za kilkanaście czy kilkadziesiąt firm, proste pytanie potrafi uruchomić cały ciąg poszukiwań.

Która firma? Gdzie są dokumenty? W Excelu, systemie kadrowym, mailach, na dysku? Czy na pewno mamy najnowszą wersję? A może ostatnią aktualizację robiła koleżanka, której dziś nie ma?

I właśnie tutaj pojawia się problem, który dobrze znają osoby pracujące w biurach kadrowo-księgowych.

Nie chodzi nawet o samą liczbę zadań.

Chodzi o ciągłe przełączanie się między firmami, dokumentami, programami, folderami i sposobami pracy.

Kadry365 zostały stworzone po to, żeby osobie zajmującej się kadrami dać jedno, uporządkowane środowisko pracy – niezależnie od tego, ilu klientów obsługuje.

Praca w biurze kadrowo-księgowym ma swoją specyfikę.

Praca w biurze kadrowo-księgowym rzadko wygląda tak, że przez cały dzień zajmujesz się jednym klientem. O 9:00 przygotowujesz dokumenty dla firmy transportowej. Pół godziny później sprawdzasz urlopy w biurze projektowym. Potem dochodzi nowy pracownik u kolejnego klienta. Za chwilę ktoś zgłasza L4. A w międzyczasie dzwoni jeszcze przedsiębiorca, który chce wiedzieć, komu w przyszłym miesiącu kończą się umowy.

Każda firma ma innych pracowników, inne dokumenty i inną sytuację. Ale osoba obsługująca kadry nie powinna za każdym razem zaczynać pracy od szukania, gdzie tym razem znajdują się potrzebne informacje. W Kadry365 można pracować na wielu firmach z jednego miejsca. Zmiana klienta nie oznacza kolejnego logowania, nowego systemu czy osobnego zestawu danych dostępowych. Wystarczy zmienić kontekst i przejść do kolejnej firmy. Dane pracowników, umowy, urlopy, zwolnienia lekarskie, czas pracy czy dokumentacja są dostępne według tego samego schematu.

To oznacza, że niezależnie od tego, czy obsługujesz klienta zatrudniającego pięć osób, czy firmę z kilkudziesięcioosobowym zespołem, pracujesz według tego samego porządku.

Niby drobiazg. Dopóki nie policzymy, ile razy dziennie pracownik biura przełącza się pomiędzy klientami.

Kadry to w dużej mierze pilnowanie tego, co wydarzy się za chwilę

W pracy kadrowej wiele problemów nie wynika z tego, że czegoś nie zrobiono. Problem polega na tym, że czegoś nie zrobiono na czas.

Umowa nadal obowiązuje. Badania są ważne. Szkolenie BHP też. Dokument wygląda na aktualny.

Aż któregoś dnia okazuje się, że termin właśnie minął.

Przy kilku pracownikach można jeszcze próbować pilnować wszystkiego w kalendarzu, Excelu albo po prostu w pamięci. Przy kilkunastu klientach i setkach dokumentów robi się znacznie trudniej. Dlatego jednym z zadań Kadry365 jest odciążenie pracownika kadr właśnie z pamiętania.

System może pilnować terminów ważności dokumentów i wskazywać sprawy, które wymagają uwagi. Na panelu widać między innymi umowy zbliżające się do końca czy dokumenty, których ważność niedługo wygasa.

Dzięki temu osoba obsługująca kadry nie musi codziennie przeglądać wszystkich teczek i zastanawiać się:

„Czy przypadkiem w przyszłym tygodniu coś nam się nie kończy?”. System ma to pokazać wcześniej.

Informacja nie powinna być własnością osoby, która pamięta, gdzie ją zapisano

W wielu biurach bardzo dużo wiedzy funkcjonuje poza systemem.

„Dokumenty tej firmy są na dysku Z”.

„Starsze umowy ma Kasia”.

„L4 zapisujemy w tym Excelu”.

„A teczki sprzed 2024 roku są w innym folderze”.

Dopóki zespół jest ten sam i wszyscy pamiętają przyjęty sposób pracy, da się nad tym panować. Problem zaczyna się wtedy, gdy ktoś idzie na urlop, L4, zmienia stanowisko albo odchodzi z firmy. Nagle okazuje się, że część procesu działała nie dlatego, że była dobrze zorganizowana, tylko dlatego, że konkretna osoba wiedziała, gdzie czego szukać. To ten sam mechanizm, o którym pisaliśmy przy okazji utraty wiedzy po odejściu pracownika – tam chodziło o CRM i historię klientów, tutaj o kadry, ale problem jest identyczny.

Kadry365 porządkują tę wiedzę.

Dokumenty są przypisane do konkretnego pracownika i jego historii zatrudnienia. Umowy, aneksy, skierowania, deklaracje czy inne pliki nie muszą funkcjonować jako osobne załączniki rozsiane po folderach.

Nie trzeba więc zastanawiać się, czy właściwy dokument to:

skan001.pdf,

umowa_nowak_nowa2.docx,

czy może

umowa_NOWAK_OSTATECZNA.pdf.

Informacja powinna być dostępna dla zespołu, a nie dla osoby, która pamięta lokalizację pliku.

Praca w kadrach nie kończy się na zapisaniu imienia, nazwiska, stanowiska i daty zatrudnienia.

W polskich firmach dochodzą do tego między innymi PIT-2, PPK, ZUS, różne rodzaje umów, badania, szkolenia BHP, urlopy, L4, opieka nad dzieckiem, nadgodziny czy delegacje. I właśnie na takich sprawach upływa codzienna praca osób zajmujących się kadrami.

Dlatego Kadry365 są rozwijane pod realne procesy spotykane w polskich firmach, a nie wyłącznie pod ogólny model systemu HR.

Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy jedna osoba obsługuje wiele różnych organizacji. Jedna firma zatrudnia głównie na umowę o pracę. Druga korzysta także ze zleceń. W trzeciej często pojawiają się delegacje. W kolejnej problemem jest ewidencja czasu pracy. Pracownik biura nie powinien dla każdego z tych przypadków tworzyć osobnego sposobu działania. Powinien mieć jedno narzędzie, które pozwala obsłużyć różne sytuacje w tym samym środowisku.

Mniej przepisywania, więcej pracy na gotowych danych

Duża część codziennej pracy kadrowej polega na tworzeniu dokumentów.

• Umów.
• Aneksów.
• Skierowań.
• Deklaracji.

I tutaj bardzo łatwo wpaść w sposób pracy, który wszyscy znają: „Weź poprzednią umowę, zapisz jako nową i podmień dane”.

Tak powstają dokumenty z niewłaściwym nazwiskiem w jednym miejscu, starą datą w drugim albo numerem poprzedniej umowy w stopce. Kadry365 pozwalają przygotować szablony dokumentów, które korzystają z danych znajdujących się już w systemie. Zamiast za każdym razem przepisywać dane pracownika ręcznie, można wykorzystać informacje zapisane w jego kartotece. Dla osoby pracującej w kadrach oznacza to mniej kopiowania i mniej czynności, które trzeba wykonać tylko dlatego, że dane znajdują się w kilku różnych miejscach.

A im mniej przepisywania, tym mniej okazji do popełnienia prostego błędu.

Pracownik klienta też może zrobić część rzeczy sam

Obsługa kadrowa to nie tylko dokumenty. To także dziesiątki drobnych pytań.

• „Ile mam jeszcze urlopu?”
• „Czy mój wniosek został zaakceptowany?”
• „Gdzie mam wpisać godziny?”
• „Czy mogę już zobaczyć grafik?”

Każde takie pytanie trwa chwilę. Ale jeśli biuro obsługuje wiele firm, takich chwil w ciągu dnia robi się bardzo dużo. Dlatego rozwiązanie nie powinno porządkować wyłącznie pracy kadrowca. Powinno także ograniczać liczbę spraw, w których pracownik klienta musi kontaktować się z biurem tylko po to, żeby uzyskać podstawową informację.

W Kadry365 pracownicy mogą korzystać z własnego panelu, między innymi w zakresie czasu pracy czy wniosków. Dzięki temu część prostych spraw przechodzi bezpośrednio między pracownikiem a systemem. Biuro nie musi być pośrednikiem w każdej drobnej czynności. Co ważne, pracownicy korzystający wyłącznie z panelu pracownika i ewidencji czynności pracy nie wymagają osobnej licencji administracyjnej Kadry365.

Dla klienta oznacza to możliwość objęcia systemem większej części zespołu.

Dla biura – mniej telefonów i maili dotyczących spraw, które pracownik może sprawdzić sam.

Dobry system kadrowy powinien ograniczać czynności, które nie są właściwą pracą kadrową

Największą oszczędnością nie zawsze jest automatyczne wykonanie konkretnej czynności. Czasem większą różnicę robi usunięcie wszystkich drobnych rzeczy, które trzeba wykonać dookoła.

Nie trzeba otwierać dodatkowego Excela.

Nie trzeba ustawiać przypomnienia w prywatnym kalendarzu.

Nie trzeba przeszukiwać maili.

Nie trzeba pytać koleżanki, gdzie znajduje się dokument.

Nie trzeba logować się do kolejnego systemu.

Nie trzeba kolejny raz przepisywać tych samych danych.

Każda z tych czynności zajmuje minutę albo dwie. Ale w pracy osoby obsługującej kilkanaście czy kilkadziesiąt firm takich minut są setki. I właśnie dlatego porządek w kadrach nie polega wyłącznie na przechowywaniu dokumentów. Chodzi o stworzenie takiego sposobu pracy, w którym potrzebna informacja znajduje się tam, gdzie osoba zajmująca się kadrami spodziewa się ją znaleźć.

Jedno biuro. Wiele firm. Jeden sposób pracy.

Kadry365 nie sprawią, że wszyscy klienci biura staną się tacy sami.

Nie staną się.

Każda firma ma innych pracowników, inne potrzeby i inne sytuacje kadrowe. Można jednak sprawić, że osoba obsługująca te firmy nie będzie dla każdej z nich wymyślała osobnego sposobu pracy.

Jedno logowanie.

Jedna struktura danych.

Jedno miejsce na dokumentację.

Jeden sposób pilnowania terminów.

Jedno środowisko, w którym można przejść od jednego klienta do drugiego bez rozpoczynania wszystkiego od nowa. Bo przy kilkudziesięciu firmach największym problemem nie jest to, że każda z nich jest inna. Największym problemem jest sytuacja, w której dla każdej trzeba pracować inaczej.