Jesteśmy gotowi na KSeF – Ty też możesz być!

Moduł Faktura365 w systemie Firmotron jest w pełni przygotowany do obsługi nowego systemu e-fakturowania, dlatego rozpocznij testy modułu już dziś i przejdź przez zmiany bez stresu.

*Testy funkcjonalności nowego KSeF dostępne już od 17 listopada 2025 r.

Umów się na prezentację Sprawdź moduł Faktura365

Dlaczego KSeF to zmiana, której nie można ignorować?

Co to jest KSeF i dlaczego nadchodzi?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) – centralny system Ministerstwa Finansów do wystawiania, przekazywania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych elektronicznie.
Dokumenty w KSeF muszą być utworzone w formacie XML, zawierać dane sprzedawcy, nabywcy, przedmiotu transakcji i być zgodne ze schematem obowiązującym w systemie.
Po przesłaniu faktury, system przeprowadza walidację. Jeśli dokument spełnia wymagania, nadaje mu się unikalny numer KSeF.
Moment akceptacji przez KSeF traktowany jest jako data wystawienia i doręczenia faktury.
Faktury są przechowywane w systemie przez co najmniej 10 lat – bez konieczności lokalnej archiwizacji.
Dziś korzystanie z KSeF jest dobrowolne, od 2026 r. stanie się obowiązkowe dla większości firm.

Kiedy obowiązek KSeF dotknie Twojej firmy?

Terminy wejścia obowiązku – zaplanuj z wyprzedzeniem

Kategoria firmy	Termin obowiązku KSeF
Firmy z obrotem > 200 mln zł (2024 r.)	1 lutego 2026 r.
Pozostałe przedsiębiorstwa	1 kwietnia 2026 r.
Mikrofirmy “cyfrowo wykluczone”	od 1 stycznia 2027 r.

W okresie przejściowym istnieją wyjątki i łagodniejsze warunki. Warto sprawdzić swoją firmę dziś, by uniknąć „ostatniorocznego” chaosu.

Jak pracuje KSeF – proces krok po kroku

KSeF w praktyce – jak to naprawdę będzie działać?

Tworzysz fakturę w Faktura365 – zgodnie ze schematem XML
System wysyła dokument do KSeF – przez API lub integrację
Walidacja dokumentu / nadanie numeru KSeF
Data wystawienia (zrejestrowania w KSeF) = data doręczenia
Kontrahent pobiera dokument z systemu
Archiwizacja w KSeF przez 10 lat

Faktura ustrukturyzowana – co to oznacza dla Ciebie?

Co to znaczy „faktura ustrukturyzowana”?

Elektroniczna forma (XML) – dokument nie jako PDF czy obraz, lecz strukturalny plik z polami.
Standaryzacja danych – wszystkie informacje (sprzedawca, nabywca, pozycje, stawki VAT) muszą być zgodne z schematem.
Walidacja w KSeF – tylko poprawnie utworzone dokumenty przechodzą do nadania numeru.
Obsługa przez oprogramowanie – najlepiej korzystać z gotowego modułu (jak Faktura365), by uniknąć błędów ręcznego wypełniania.

Dlaczego warto działać już teraz – korzyści

Zalety przejścia na KSeF z naszym modułem

Oszczędność kosztów i czasu – brak papieru, przesyłek, lokalnego archiwum.
Automatyczne archiwum online – bezpieczeństwo przez lata.
Redukcja błędów i oszustw – centralna walidacja i nadzór.
Szybszy zwrot podatku VAT.
Uproszczenie – znikną duplikaty faktur.
Mniej obowiązków sprawozdawczych – uproszczenia w JPK_FA.
Lepsza współpraca z kontrahentami – dostęp do faktur bez wysyłki.
Gotowy system (Faktura365 / Firmotron) – integracja, powiadomienia, obsługa wyjątków.

Wyzwania, które da się pokonać

Numer KSeF wymagany w płatnościach, ale nadawany jest dopiero po akceptacji dokumentu → wymaga dostosowania kolejności operacji
Automatyczne przelewy (zlecenia stałe) będą musiały być powiązane z konkretnym dokumentem
Model z proformą (płatność najpierw, faktura później) może być problematyczny
System KSeF nie wysyła powiadomień e-mail — odbiorca musi zalogować się lub mieć integrację
W latach 2026–2027 możliwe okresy łagodzenia sankcji — ale nie zostawiaj tego na ostatnią chwilę

Ale czy wiesz, że KSeF nie zawiadamia w żaden sposób, że ktoś wystawił Ci fakturę?
Jeśli nie chcesz przeoczyć żadnego dokumentu musisz regularnie logować się do systemu KSeF.

Rozwiązaniem może być dobrze zintegrowany z KSeF program do fakturowania.

Czy jako przedsiębiorca warto kupić program do fakturowania?

Żeby zacząć używać KSeF przedsiębiorca musi wyposażyć się w odpowiednie oprogramowanie do fakturowania. Większość firm obsługiwanych jest księgowo przez firmy zewnętrzne, a te z reguły mają wyłącznie programy do pobierania faktur przychodowych i kosztowych, ale nie mają programów do samego fakturowania. Przedsiębiorcy zazwyczaj fakturują wszystko sami, czy to przy pomocy przeznaczonych do tego programów, czy na papierowym bloczku. Teraz przedsiębiorca będzie musiał zadbać o odpowiednie oprogramowanie, żeby móc wystawiać faktury i wysyłać je do KSeF lub wystawiać takie faktury bezpośrednio w KSeF-ie. To drugie rozwiązanie jest jednak dość skomplikowane i czasochłonne. Więc ci, którzy wystawiają dużo faktur miesięcznie będą raczej musieli korzystać z komercyjnego programu do fakturowania

Jak zacząć z modułem Faktura365 systemu Firmotron?

Kilka prostych kroków, by być gotowym już dziś

Zaloguj się lub załóż konto w Firmotron.
Włącz moduł Faktura365.
Przetestuj wystawianie dokumentów w trybie testowym.
Przełącz na produkcję, gdy jesteś gotowy.
Monitoruj statusy, błędy i korzystaj z powiadomień.

*Testy funkcjonalności nowego KSeF dostępne już od 17 listopada 2025 r.

Zaufaj stabilnemu partnerowi – testuj bez ryzyka

Dlaczego warto zacząć jeszcze przed wymaganym przez ustawodawcę okresem?

Zmiana jest blisko — im wcześniej się przygotujesz, tym mniej stresów i błędów. Z naszym modułem otrzymujesz:

Pełną integrację z KSeF – od wysyłki po archiwizację.
Partnera technologicznego, który monitoruje przepisy i aktualizuje system.
Możliwość testów bez zobowiązań (testy funkcjonalności KSeF już od 17 listopada 2025 r.).